Nebenkostenabrechnung erstellen: Der ultimative Guide für Vermieter (2025)

Direkte Antwort

Die Nebenkostenabrechnung ist eine der zeitaufwändigsten Aufgaben für Vermieter: Bei 50 Wohnungen benötigt die manuelle Erstellung 13-16 Stunden pro Jahr. Eine Hausverwaltung berechnet dafür €750-1,250 jährlich, während Software wie immocloud oder objego 2-4 Stunden Arbeit erfordert. In diesem Guide erfährst du, wie du Nebenkostenabrechnungen erstellst, welche Optionen es gibt - und wie fluado in Zukunft 99% dieser Arbeit automatisieren wird (ab Q1 2026).

Das Problem: Nebenkostenabrechnung ist extrem zeitaufwändig

Warum ist die Nebenkostenabrechnung so aufwändig?

Bei 50 Wohnungen in 3 Objekten musst du jedes Jahr:

1. Alle Belege sammeln (2-3 Stunden)

• 12 Monate Rechnungen durchsuchen
• Heizung, Wasser, Müll, Hausreinigung, Versicherungen, etc.
• Oft in verschiedenen Ordnern, E-Mails, Papierstapeln

2. Belege kategorisieren (4-6 Stunden)

• Welche Kosten sind umlagefähig?
• Welcher Verteilerschlüssel gilt? (m², Personen, Verbrauch)
• Welches Objekt, welche Wohnung?
• In Excel oder Software eingeben

3. Abrechnungen erstellen (2-3 Stunden)

• Für jede Wohnung einzeln berechnen
• Vorauszahlungen abgleichen
• Nachzahlungen/Guthaben ermitteln

4. Rechtliche Anforderungen prüfen (2 Stunden)

• BetrKV einhalten (Betriebskostenverordnung)
• Heizkostenverordnung beachten (50-70% nach Verbrauch)
• Alle Anlagen generieren
• Formvorschriften nach BGB

5. Versenden und archivieren (1-2 Stunden)

• Ausdrucken oder PDFs erstellen
• Per Post oder E-Mail versenden
• GoBD-konform archivieren

GESAMT: 13-16 Stunden pro Jahr

Was kostet das?

Bei Selbstbewertung von €30/Stunde = €390-480 Zeitwert für manuelle Erstellung.

Wie erstelle ich eine Nebenkostenabrechnung? (Schritt-für-Schritt)

Schritt 1: Vorbereitung

Benötigte Unterlagen:

• Alle Rechnungen des Abrechnungszeitraums (z.B. 01.01.2024 - 31.12.2024)
• Mietverträge (für Vorauszahlungen)
• Wohnungsgrößen (für Verteilerschlüssel)
• Personenanzahl pro Wohnung (für Wasser, Müll)
• Zählerstände (Heizung, Warmwasser)

Zeitaufwand: 1-2 Stunden

Schritt 2: Kosten kategorisieren

Umlagefähige Nebenkosten (nach BetrKV):

• ✅ Grundsteuer
• ✅ Wasser & Abwasser
• ✅ Heizung & Warmwasser (nach Heizkostenverordnung)
• ✅ Aufzug
• ✅ Hausreinigung
• ✅ Gartenpflege
• ✅ Beleuchtung Gemeinschaftsflächen
• ✅ Schornsteinfeger
• ✅ Hausmeister
• ✅ Gebäudeversicherung
• ✅ Müllabfuhr

NICHT umlagefähig:

• ❌ Instandhaltung / Reparaturen
• ❌ Verwaltungskosten
• ❌ Bankgebühren
• ❌ Steuerberatung

Zeitaufwand: 4-6 Stunden (bei manueller Sortierung)

Schritt 3: Verteilerschlüssel festlegen

Nach Wohnfläche (m²):

• Grundsteuer
• Versicherung
• Hausreinigung
• Gartenpflege

Nach Personenanzahl:

• Kaltwasser
• Müllabfuhr

Nach Verbrauch:

• Heizung (70% nach Verbrauch, 30% nach m²)
• Warmwasser (70% nach Verbrauch, 30% nach m²)

Beispiel-Berechnung:

Objekt mit 10 Wohnungen, Grundsteuer €2,400/Jahr

Wohnung 1: 80 m²
Gesamtfläche: 800 m²
Anteil Wohnung 1: (80/800) × €2,400 = €240

Zeitaufwand: 2-3 Stunden für alle Wohnungen

Schritt 4: Abrechnung erstellen

Für jede Wohnung:

Nebenkostenabrechnung 2024
Wohnung: [Adresse]
Abrechnungszeitraum: 01.01.2024 - 31.12.2024

Kostenstellen:
- Grundsteuer: €240
- Wasser: €180
- Heizung: €950
- Müll: €120
- Hausreinigung: €60
- Versicherung: €80
---
Gesamt: €1,630

Geleistete Vorauszahlungen:
- 12 × €120 = €1,440

Nachzahlung: €190

Zeitaufwand: 10-15 Minuten pro Wohnung = 2-3 Stunden bei 10 Wohnungen

Schritt 5: Anlagen erstellen

Pflicht-Anlagen (nach BGB):

• Anlage 1: Gesamtkosten aller Kostenstellen
• Anlage 2: Verteilerschlüssel-Übersicht
• Anlage 3: Heiz- und Warmwasserkosten (detailliert)
• Anlage 4: Verbrauchsübersicht (wenn verbrauchsabhängig)

Zeitaufwand: 1-2 Stunden

Schritt 6: Versenden und archivieren

Versand:

• Per Post (mit Unterschrift)
• Per E-Mail (PDF)
• Per Mieterportal (wenn vorhanden)

Archivierung:

• Gesetzlich: 10 Jahre aufbewahren (GoBD)
• Am besten digital + Backup

Zeitaufwand: 1-2 Stunden

Welche Optionen gibt es für Vermieter?

Option 1: Manuell mit Excel

Vorteile:

• ✅ Kostenlos
• ✅ Volle Kontrolle
• ✅ Flexibel anpassbar

Nachteile:

• ❌ 13-16 Stunden Zeitaufwand pro Jahr
• ❌ Hohes Fehlerrisiko (Formeln, Rechenfehler)
• ❌ Rechtssicherheit muss selbst recherchiert werden
• ❌ Keine automatische Plausibilitätsprüfung

Für wen geeignet:

• Vermieter mit 1-10 Wohnungen
• Hohe Excel-Kompetenz
• Viel Zeit

Kosten: €0 (aber ~€400 Zeitwert)

Option 2: Hausverwaltung beauftragen

Vorteile:

• ✅ Komplett delegiert
• ✅ Professionell und rechtssicher
• ✅ Kein Zeitaufwand für dich

Nachteile:

• ❌ Teuer: €750-1,250/Jahr (bei 50 Wohnungen)
• ❌ Keine Kontrolle über Prozess
• ❌ Wartezeiten (Hausverwaltung hat viele Kunden)
• ❌ Intransparenz

Für wen geeignet:

• Große Portfolios (100+ Wohnungen)
• Wenig Zeit
• Budget vorhanden

Kosten: €15-25 pro Abrechnung

Option 3: Software nutzen (immocloud, objego, vermietet.de)

immocloud:

• ✅ Nebenkostenabrechnung-Feature
• ⚠️ Manuelle Eingabe aller Belege erforderlich
• ❌ Keine automatische Kategorisierung
• Zeitaufwand: 3-4 Stunden/Jahr
• Kosten: ~€30-40/Monat = €360-480/Jahr

objego:

• ✅ Nebenkostenabrechnung-Feature
• ⚠️ OCR teilweise verfügbar (Premium)
• ⚠️ Kategorisierung oft manuell
• Zeitaufwand: 2-3 Stunden/Jahr
• Kosten: ~€40-50/Monat = €480-600/Jahr

Für wen geeignet:

• Vermieter mit 20-100 Wohnungen
• Bereit, in Software zu investieren
• Will Zeit sparen, aber Kontrolle behalten

Vorteil gegenüber Excel:

• Rechtssichere Vorlagen
• Automatische Berechnungen
• Weniger Fehler

Nachteil:

• Immer noch manuelle Dateneingabe
• Immer noch 2-4 Stunden Arbeit

Option 4: Warte auf fluado (Coming Soon) 🚀

Die Vision: Wir bauen die erste wirklich automatisierte Nebenkostenabrechnung für Vermieter:

Was fluado anders macht:

• ✅ Rechnungen werden das ganze Jahr über automatisch erkannt (KI-OCR)
• ✅ Kategorisierung erfolgt automatisch nach BetrKV
• ✅ Zuordnung zu Objekten und Verteilerschlüsseln: automatisch
• ✅ Am Jahresende: 1-Klick-Generierung aller Abrechnungen
• ✅ Heizkostenverordnung: Vollautomatisch eingehalten
• ✅ Alle Anlagen: Automatisch generiert

Zeitaufwand mit fluado: 5-10 Minuten statt 13-16 Stunden

Zeitersparnis: 99%

fluado Roadmap: Nebenkostenabrechnung

✅ JETZT VERFÜGBAR (Beta):

• Objektverwaltung (Immobilien, Wohnungen)
• Mieterverwaltung (Kontakte, Mietverträge)
• Dokumenten-Upload (Rechnungen, Verträge)
• Manuelle Kategorisierung von Rechnungen
• Einfache Finanzübersicht

Status: Basis-Features live

🚧 IN ENTWICKLUNG (Q1 2026):

• Intelligente Rechnungsbearbeitung

  • KI-OCR: Rechnungen automatisch erkennen
  • Automatische Kategorisierung nach BetrKV
  • Zuordnung zu Objekten und Verteilerschlüsseln

• Automatische Nebenkostenabrechnung

  • 1-Klick-Generierung aller Abrechnungen
  • Heizkostenverordnung automatisch
  • Alle Anlagen automatisch generiert
  • Rechtssichere Vorlagen (regelmäßig aktualisiert)

Status: In Entwicklung
Beta-Zugang: Verfügbar ab Januar 2026

🔮 GEPLANT (Q2 2026):

• Erweiterte Automation

  • Integration mit Bankkonten (automatischer Rechnungs-Import)
  • KI-Plausibilitätsprüfung (“Heizkosten +40% ungewöhnlich?”)
  • Vergleich zu Vorjahr automatisch
  • Benachrichtigung bei fehlenden Rechnungen

• Mieter-Portal

  • Mieter können Abrechnung online einsehen
  • Digitale Zustellung statt Post
  • Automatische Archivierung

Status: Konzept-Phase

Was fluado NICHT ist

Ehrlichkeit ist uns wichtig. Deshalb sagen wir auch, was fluado NICHT kann:

❌ Wir ersetzen NICHT deinen Steuerberater
Die Nebenkostenabrechnung ist für Mieter, nicht für das Finanzamt. Für deine Steuererklärung brauchst du weiterhin einen Steuerberater (oder machst sie selbst).

❌ Wir sind KEINE vollständige Hausverwaltung
fluado automatisiert bestimmte Aufgaben (Rechnungen, Abrechnungen, Zahlungen). Aber: Objektbegehungen, Handwerker-Koordination vor Ort, Mieterbetreuung telefonisch - das machst du selbst.

❌ Wir sind KEIN Buchhaltungssoftware
Für vollständige Finanzbuchhaltung (DATEV, etc.) brauchst du weiterhin spezialisierte Software oder einen Steuerberater.

fluado ist: Eine Automation-Ebene zwischen “alles selbst machen” und “vollständige Hausverwaltung beauftragen”.

Häufige Fragen (FAQ)

Wann ist fluado verfügbar?

Antwort: Beta-Zugang zur Rechnungsbearbeitung und Nebenkostenabrechnung ab Januar 2026. Die Basis-Features (Objekt- und Mieterverwaltung) sind bereits jetzt verfügbar.

Kostet die Beta etwas?

Antwort: Nein. Beta-Tester nutzen fluado kostenlos, bis die Features aus der Beta kommen. Danach bieten wir Beta-Testern einen 50% Lifetime-Rabatt als Dankeschön.

Was passiert mit meinen Daten?

Antwort: Alle Daten werden verschlüsselt in deutschen Rechenzentren (ISO 27001) gespeichert. DSGVO- und GoBD-konform. Du kannst jederzeit alle Daten exportieren oder löschen.

Funktioniert fluado auch für WEG-Verwaltung?

Antwort: Aktuell fokussieren wir uns auf Mietverwaltung. WEG-Features (Hausgeld-Abrechnung) sind für 2026 geplant.

Was kostet fluado nach der Beta?

Antwort: Wir planen eine Fair-Use-Preisgestaltung basierend auf Anzahl der Wohnungen:

• 1-20 Wohnungen: ~€29/Monat
• 21-50 Wohnungen: ~€49/Monat
• 51-100 Wohnungen: ~€79/Monat

Beta-Tester erhalten 50% Lifetime-Rabatt.

Kann ich von immocloud/objego zu fluado wechseln?

Antwort: Ja. Wir bieten kostenlose Daten-Migration an. Export aus deiner aktuellen Software, Import in fluado.

Rechtliche Anforderungen an Nebenkostenabrechnungen

Was muss die Abrechnung enthalten? (BGB)

Pflicht-Angaben:

• ✅ Vermieter- und Mieter-Daten
• ✅ Abrechnungszeitraum (klar definiert)
• ✅ Gesamtkosten aller Kostenstellen
• ✅ Aufteilung nach Verteilerschlüssel
• ✅ Anteil des Mieters (berechnet + begründet)
• ✅ Geleistete Vorauszahlungen
• ✅ Nachzahlung oder Guthaben

Frist:

• ⏰ 12 Monate ab Ende des Abrechnungszeitraums
• Beispiel: Abrechnungszeitraum 2024 → Abrechnung bis 31.12.2025
• Bei Versäumnis: Vermieter verliert Anspruch auf Nachzahlung!

fluado-Reminder: Wir erinnern dich 2 Monate vor Fristablauf automatisch.

Betriebskostenverordnung (BetrKV)

Nur diese Kosten sind umlagefähig:

• Grundsteuer
• Wasser/Abwasser
• Heizung/Warmwasser
• Aufzug
• Straßenreinigung/Müllabfuhr
• Gebäudereinigung
• Gartenpflege
• Beleuchtung
• Schornsteinfeger
• Hausmeister
• Gebäudeversicherung
• TV-Anschluss (wenn im Mietvertrag vereinbart)

NICHT umlagefähig:

• Verwaltungskosten
• Instandhaltung
• Reparaturen

fluado stellt sicher: Automatische Trennung nach BetrKV.

Heizkostenverordnung (HeizkostenV)

Pflicht bei Zentralheizung:

• 50-70% nach Verbrauch (Heizkörperzähler, Warmwasserzähler)
• 30-50% Grundkosten (nach Wohnfläche)

Ausnahme: Bei Verstoß gegen Heizkostenverordnung kann Mieter Kürzung verlangen (bis zu 15%)!

fluado berechnet: Automatisch korrekte Aufteilung nach Heizkostenverordnung.

Vergleich: Excel vs. Software vs. Hausverwaltung vs. fluado

Zusammenfassung

Nebenkostenabrechnung heute:

• ❌ 13-16 Stunden Zeitaufwand pro Jahr (manuell)
• ❌ 2-4 Stunden mit Software (manuelle Eingabe)
• ❌ €750-1,250/Jahr mit Hausverwaltung

Nebenkostenabrechnung mit fluado (ab Q1 2026):

• ✅ 5-10 Minuten Zeitaufwand
• ✅ 99% Automation (KI-Rechnungserkennung)
• ✅ ~€49/Monat = €588/Jahr (bei 50 Wohnungen)
• ✅ Rechtssicher nach BetrKV + Heizkostenverordnung

Status: Beta ab Januar 2026

fluado wird die Vermietung automatisieren. Schritt für Schritt. Transparent. Ehrlich.