Rechnungen verwalten als Vermieter: Von Excel-Chaos zur Automation

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Bei 50 Wohnungen erhältst du durchschnittlich 50+ Rechnungen pro Monat - Heizung, Wasser, Müll, Hausreinigung, Reparaturen. Die manuelle Erfassung in Excel oder Software kostet 5-10 Minuten pro Rechnung = 15+ Stunden monatlich. Eine Hausverwaltung berechnet für diese Arbeit €200-400 pro Monat (€2,400-4,800/Jahr). In diesem Guide erfährst du, wie du Rechnungen heute organisierst - und wie fluado ab Q4 2025 mit KI-OCR 99% dieser Arbeit automatisieren wird.

Das Problem: Rechnungen verwalten ist extrem zeitaufwändig

Warum ist Rechnungsverwaltung so aufwändig?

Bei 50 Wohnungen in 3 Objekten:

• 50+ Rechnungen pro Monat
• 600+ Rechnungen pro Jahr
• Verschiedene Kategorien (Heizung, Wasser, Müll, Reparaturen, etc.)
• Verschiedene Objekte/Wohnungen
• Für Nebenkostenabrechnung kategorisieren
• Für Steuerberater aufbereiten
• Rechtssicher archivieren (GoBD: 10 Jahre)

Der typische manuelle Prozess:

1. Rechnung empfangen (täglich)

• Per Post
• Per E-Mail
• Per WhatsApp von Handwerkern
• Persönlich übergeben

2. Rechnung scannen/fotografieren (5 Minuten)

• Papierdokumente scannen oder abfotografieren
• E-Mail-PDFs herunterladen
• Dateien umbenennen (“2024-11-05_Heizung_Objekt-A.pdf”)

3. Rechnung erfassen (5-10 Minuten pro Rechnung)

• Excel oder Software öffnen
• Daten manuell eingeben:
  • Datum
  • Lieferant/Dienstleister
  • Betrag (Brutto, Netto, MwSt.)
  • Kategorie (Heizung, Wasser, Reparatur, etc.)
  • Objekt/Wohnung
  • Umlagefähig ja/nein
  • Zahlungsfrist
  • Rechnungsnummer

4. Rechnung kategorisieren (2 Minuten)

• Ist die Rechnung umlagefähig?
• Welcher Verteilerschlüssel? (m², Personen, Verbrauch)
• Welchem Objekt zuordnen?
• Instandhaltung oder Betriebskosten?

5. Rechnung ablegen (1 Minute)

• In richtigen Ordner verschieben
• Dateinamen korrekt
• Backup erstellen

GESAMT: 8-15 Minuten pro Rechnung

Bei 50 Rechnungen/Monat:

• Zeitaufwand: 6-12 Stunden pro Monat
• Jährlich: 75-150 Stunden
• Bei €30/Stunde: €2,250-4,500 Zeitwert

Was passiert bei manueller Verwaltung?

Typische Probleme:

❌ Rechnungen gehen verloren

• E-Mail-Anhang nicht gespeichert
• Papierrechnung verlegt
• Handwerker-Rechnung auf WhatsApp übersehen

❌ Fehler bei Kategorisierung

• Reparatur als Nebenkosten umgelegt (nicht erlaubt!)
• Falsche Objektzuordnung
• Umlageschlüssel vergessen

❌ Zeitverschwendung

• Jeden Monat 10+ Stunden Dateneingabe
• Rechnungen mehrmals suchen
• Bei Nebenkostenabrechnung: Wo war die Heizungsrechnung Q4?

❌ Steuererklärung wird Horror

• Am Jahresende alle Rechnungen wieder suchen
• Kategorien nicht korrekt
• Belege fehlen

Kosten dieser Probleme:

• Verlorene Rechnungen = doppelt zahlen oder Rechtsstreit
• Fehler in Nebenkostenabrechnung = Rückforderungen
• Zeitverschwendung = €2,000-4,000/Jahr Zeitwert

Wie organisiere ich Rechnungen heute? (Schritt-für-Schritt)

Option 1: Excel-Tabelle

Setup (einmalig, 2-3 Stunden):

Erstelle Excel-Tabelle mit Spalten:

• Datum
• Lieferant
• Rechnungsnummer
• Betrag (Brutto)
• Betrag (Netto)
• MwSt.
• Kategorie (Dropdown: Heizung, Wasser, Müll, etc.)
• Objekt (Dropdown: Objekt A, B, C)
• Umlagefähig (Ja/Nein)
• Dateiname (Link zur PDF)
• Status (Offen/Bezahlt)

Vorteile:

• ✅ Kostenlos
• ✅ Flexibel
• ✅ Volle Kontrolle

Nachteile:

• ❌ Manuelle Eingabe jeder Rechnung
• ❌ Fehleranfällig (Tippfehler, falsche Formeln)
• ❌ Keine automatische Kategorisierung
• ❌ Keine Verbindung zu Nebenkostenabrechnung
• ❌ Backup manuell erstellen

Zeitaufwand: 8-10 Minuten pro Rechnung

Option 2: Ordnerstruktur (ohne Excel)

Setup (einmalig, 1-2 Stunden):

/Immobilien
  /Objekt-A
    /2024
      /01-Januar
        /Heizung
        /Wasser
        /Reparaturen
      /02-Februar
        ...
  /Objekt-B
    ...

Vorteile:

• ✅ Einfach
• ✅ Übersichtlich (wenn konsequent gepflegt)

Nachteile:

• ❌ Keine Suchfunktion (außer Dateinamen)
• ❌ Keine Übersicht über Gesamtkosten
• ❌ Nebenkostenabrechnung: Alle Ordner manuell durchsuchen
• ❌ Steuererklärung: Chaos

Zeitaufwand: 5 Minuten pro Rechnung

Option 3: Google Drive + Google Sheets

Setup (einmalig, 2-3 Stunden):

• Google Drive Ordnerstruktur
• Google Sheets Tabelle (wie Excel)
• Links zwischen Sheets und PDFs

Vorteile:

• ✅ Cloud-basiert (von überall zugreifbar)
• ✅ Automatisches Backup
• ✅ Kostenlos

Nachteile:

• ❌ Immer noch manuelle Eingabe
• ❌ Keine OCR/Texterkennung
• ❌ Keine automatische Kategorisierung

Zeitaufwand: 8-10 Minuten pro Rechnung

Welche Optionen gibt es für Vermieter?

Option 1: Manuell mit Excel/Ordnern

Vorteile:

• ✅ Kostenlos
• ✅ Volle Kontrolle
• ✅ Flexibel

Nachteile:

• ❌ 75-150 Stunden/Jahr Zeitaufwand
• ❌ Hohes Fehlerrisiko
• ❌ Keine automatische Kategorisierung
• ❌ Nebenkostenabrechnung = manuell alle Rechnungen suchen

Für wen geeignet:

• 1-10 Wohnungen
• Wenige Rechnungen (< 20/Monat)
• Viel Zeit

Kosten: €0 (aber Zeitwert €2,000-4,000/Jahr)

Option 2: Hausverwaltung beauftragen

Vorteile:

• ✅ Komplett delegiert
• ✅ Professionell
• ✅ Kein Zeitaufwand

Nachteile:

• ❌ Teuer: €200-400/Monat nur für Rechnungsverwaltung
• ❌ = €2,400-4,800/Jahr
• ❌ Keine Kontrolle
• ❌ Du siehst deine Finanzen nicht in Echtzeit

Für wen geeignet:

• 100+ Wohnungen
• Kein Interesse an Selbstverwaltung
• Budget vorhanden

Kosten: €2,400-4,800/Jahr (nur Rechnungsverwaltung-Anteil)

Option 3: Software nutzen (immocloud, objego)

immocloud:

• ✅ Dokumenten-Upload möglich
• ⚠️ Manuelle Eingabe aller Daten erforderlich
• ❌ Keine automatische Texterkennung (OCR)
• ❌ Keine automatische Kategorisierung
• Zeitaufwand: 5-7 Minuten pro Rechnung
• Kosten: ~€30-40/Monat = €360-480/Jahr

objego:

• ✅ Dokumenten-Upload
• ⚠️ OCR teilweise verfügbar (Premium Feature)
• ⚠️ Kategorisierung oft manuell nötig
• ❌ Keine KI-gestützte Lernfunktion
• Zeitaufwand: 3-5 Minuten pro Rechnung
• Kosten: ~€40-50/Monat = €480-600/Jahr

Vorteil vs. Excel:

• Integration mit Objektverwaltung
• Verknüpfung mit Nebenkostenabrechnung
• Cloud-basiert
• Rechtssichere Archivierung

Nachteil:

• Immer noch manuelle Dateneingabe!
• Bei 50 Rechnungen/Monat = 2,5-5 Stunden

Für wen geeignet:

• 20-100 Wohnungen
• Bereit für Software zu zahlen
• Will Zeit sparen (aber nicht komplett automatisieren)

Option 4: Warte auf fluado (Coming Soon) 🚀

Die Vision: Wir bauen die erste KI-gestützte automatische Rechnungsbearbeitung für Vermieter:

Was fluado anders macht:

1. Foto machen → Fertig

• Rechnung mit Smartphone abfotografieren
• KI-OCR liest ALLE Daten automatisch aus:
  • Lieferant
  • Betrag (Brutto, Netto, MwSt.)
  • Datum
  • Rechnungsnummer
  • Leistungszeitraum

2. Automatische Kategorisierung

• KI erkennt: “Das ist eine Heizungsrechnung”
• Automatisch nach BetrKV kategorisiert
• Umlagefähig ja/nein automatisch ermittelt
• Verteilerschlüssel automatisch zugeordnet

3. Automatische Objektzuordnung

• KI liest Adresse auf Rechnung
• Ordnet automatisch zu Objekt A, B oder C zu
• Bei Wiederholung: Lernt (“Firma X = immer Objekt A”)

4. Lernfähig

• Du korrigierst einmal: “Das ist Instandhaltung, nicht Betriebskosten”
• fluado lernt: Nächste Rechnung gleicher Art = automatisch richtig

5. Integration mit allem

• Rechnungen automatisch in Nebenkostenabrechnung
• Automatisch für Steuererklärung erfasst
• GoBD-konforme Archivierung

Zeitaufwand mit fluado: 30 Sekunden statt 8 Minuten pro Rechnung

Bei 50 Rechnungen/Monat:

• Zeitaufwand: 25 Minuten statt 6-12 Stunden
• Zeitersparnis: 95%
• Jährlich: 1,5 Stunden statt 75-150 Stunden

fluado Roadmap: Rechnungsbearbeitung

✅ JETZT VERFÜGBAR (Beta):

• Dokumenten-Upload (PDF, Foto)
• Manuelle Kategorisierung mit Vorlagen
• Objektzuordnung (manuell)
• Verknüpfung mit Objektverwaltung
• Cloud-Speicher (verschlüsselt, deutsche Server)

Status: Basis-Features live

🚧 IN ENTWICKLUNG (Q4 2025):

• KI-OCR Texterkennung

  • Automatisches Auslesen aller Rechnungsdaten
  • Funktioniert mit Fotos UND PDFs
  • Deutsche Rechnungsformate optimiert

• Automatische Kategorisierung

  • KI erkennt Art der Rechnung
  • Kategorisierung nach BetrKV
  • Umlagefähig ja/nein automatisch

• Intelligente Objektzuordnung

  • Adresserkennung auf Rechnung
  • Automatische Zuordnung zu Objekten
  • Lernfunktion bei Wiederholungen

• Mobil-First

  • fluado App (iOS + Android)
  • Rechnung fotografieren → Upload → Fertig
  • Push-Benachrichtigungen

Status: In Entwicklung
Beta-Zugang: Ab November 2025

🔮 GEPLANT (Q2 2026):

• Bankintegration (PSD2)

  • Rechnungen automatisch mit Zahlungen abgleichen
  • Status “Bezahlt” automatisch gesetzt
  • Offene Rechnungen sichtbar

• E-Mail-Integration

  • Rechnungen per E-Mail empfangen
  • Automatisch verarbeitet
  • Keine manuelle Weiterleitung nötig

• Erweiterte KI-Features

  • Plausibilitätsprüfung (“Heizung +200%? Ungewöhnlich!”)
  • Dubletten-Erkennung
  • Fehlende Rechnungen erkennen (“Heizung Q4 fehlt”)

Status: Konzept-Phase

Was fluado NICHT ist

Ehrlichkeit ist uns wichtig. Deshalb sagen wir auch, was fluado NICHT kann:

❌ Wir ersetzen NICHT deine Buchhaltungssoftware
fluado verwaltet Einnahmen/Ausgaben für Immobilien. Für vollständige Finanzbuchhaltung (Bilanz, GuV) brauchst du DATEV oder ähnliches.

❌ Wir bezahlen NICHT automatisch Rechnungen
fluado erfasst und kategorisiert Rechnungen. Das tatsächliche Bezahlen machst du (noch) selbst. Online-Banking-Integration ist für 2026 geplant.

❌ Wir sind KEINE Steuerberatung
fluado bereitet Daten für deinen Steuerberater auf. Steuerliche Beratung ersetzt das nicht.

❌ Perfekte OCR-Genauigkeit bei allen Rechnungen
KI-OCR wird bei Standard-Rechnungen 95%+ Genauigkeit haben. Bei handschriftlichen Notizen oder unleserlichen Scans kann es Fehler geben. Du kannst alle Erkennungen vor dem Speichern kontrollieren.

fluado ist: Eine KI-gestützte Automatisierungs-Ebene für Rechnungsbearbeitung, die 95% der manuellen Arbeit spart.

Häufige Fragen (FAQ)

Wann ist die KI-Rechnungsbearbeitung verfügbar?

Antwort: Beta-Zugang ab Ende November 2025.

Wie genau ist die OCR-Erkennung?

Antwort: Bei Standard-Rechnungen deutscher Lieferanten erwarten wir 95%+ Genauigkeit. Bei unleserlichen Fotos oder Handschrift kann die Genauigkeit sinken. Du kannst jede Erkennung vor dem Speichern kontrollieren und korrigieren.

Funktioniert es mit Fotos vom Smartphone?

Antwort: Ja! Das ist sogar die Haupt-Nutzung. Rechnung fotografieren → fluado App öffnet automatisch → Daten werden erkannt → Du bestätigst → Fertig.

Was passiert, wenn die KI falsch kategorisiert?

Antwort: Du korrigierst einmal (z.B. “Das ist Instandhaltung, nicht Betriebskosten”). fluado lernt aus deiner Korrektur und macht es bei ähnlichen Rechnungen richtig.

Kann ich alte Rechnungen nachträglich hochladen?

Antwort: Ja. Stapel-Upload möglich. Du kannst alle Rechnungen von 2024 in einem Rutsch hochladen und verarbeiten lassen.

Werden meine Rechnungen sicher gespeichert?

Antwort: Ja. Verschlüsselt in deutschen Rechenzentren (ISO 27001, DSGVO-konform). GoBD-konforme Archivierung. Du kannst jederzeit alle Daten exportieren oder löschen.

Funktioniert es mit allen Rechnungsformaten?

Antwort: Ja - PDF, JPG, PNG. Die KI ist auf deutsche Rechnungsformate trainiert. Auch handschriftliche Notizen auf Rechnungen werden verarbeitet (wenn lesbar).

Ab wie vielen Wohnungen lohnt sich fluado?

Antwort: Ab 20 Wohnungen wird die Zeitersparnis signifikant:

• 20 Wohnungen = ~20 Rechnungen/Monat = 2-3 Stunden gespart
• 50 Wohnungen = ~50 Rechnungen/Monat = 6-10 Stunden gespart
• 100 Wohnungen = ~100 Rechnungen/Monat = 12-20 Stunden gespart

Praxisbeispiel: 50 Wohnungen

Situation:

• 50 Wohnungen in 3 Objekten
• ~50 Rechnungen pro Monat
• Bisher: Manuelle Eingabe in Excel

Vorher (manueller Prozess):

Schritt 1: Rechnung per Post empfangen
Schritt 2: Scannen (5 Min.)
Schritt 3: In Excel eingeben: Datum, Betrag, Kategorie, Lieferant (8 Min.)
Schritt 4: Zuordnung zu Objekt (2 Min.)
Schritt 5: Datei umbenennen und ablegen (2 Min.)

Gesamt: 17 Minuten pro Rechnung

Bei 50 Rechnungen/Monat:

• 14 Stunden pro Monat
• 168 Stunden pro Jahr
• Bei €30/Stunde: €5,040 Zeitwert

Nachher (mit fluado):

Schritt 1: Rechnung mit fluado App fotografieren
Schritt 2: KI liest automatisch aus → zeigt Erkennung
Schritt 3: Kurz kontrollieren, bestätigen

Gesamt: 30 Sekunden pro Rechnung

Bei 50 Rechnungen/Monat:

• 25 Minuten pro Monat
• 5 Stunden pro Jahr
• Zeitersparnis: 163 Stunden/Jahr

Bei €30/Stunde = €4,890 gespart pro Jahr

Rechtliche Anforderungen: GoBD-konforme Archivierung

Was ist GoBD?

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form

Für Vermieter relevant:

• ✅ Aufbewahrungspflicht: Rechnungen 10 Jahre aufbewahren
• ✅ Vollständigkeit: Alle Rechnungen müssen erfasst sein
• ✅ Unveränderbarkeit: Rechnungen dürfen nicht nachträglich geändert werden
• ✅ Nachvollziehbarkeit: Wer hat wann was geändert?
• ✅ Zeitnahe Erfassung: Rechnungen zeitnah nach Empfang erfassen

Problem bei manueller Verwaltung:

• ❌ Excel-Dateien können überschrieben werden (nicht GoBD-konform!)
• ❌ Rechnungen auf verschiedenen Geräten = keine Vollständigkeit
• ❌ Kein Änderungsprotokoll

fluado stellt sicher:

• ✅ Unveränderbare Speicherung (WORM = Write Once, Read Many)
• ✅ Änderungsprotokoll (wer hat wann was geändert?)
• ✅ Vollständigkeit (alle Uploads protokolliert)
• ✅ 10-jährige Archivierung automatisch
• ✅ Zeitstempel bei jedem Upload

Vergleich: Excel vs. Software vs. Hausverwaltung vs. fluado

Typische Rechnungsarten bei Immobilien

fluados KI wird trainiert für:

Umlagefähige Betriebskosten:

• ✅ Heizung & Warmwasser
• ✅ Kaltwasser & Abwasser
• ✅ Müllabfuhr
• ✅ Hausreinigung
• ✅ Gartenpflege
• ✅ Hausmeister
• ✅ Beleuchtung Gemeinschaftsflächen
• ✅ Versicherungen (Gebäude)
• ✅ Grundsteuer
• ✅ Aufzugswartung
• ✅ Schornsteinfeger

Nicht umlagefähige Kosten:

• ✅ Instandhaltung / Reparaturen
• ✅ Verwaltungskosten
• ✅ Bankgebühren
• ✅ Steuerberatung

fluado kategorisiert automatisch nach BetrKV (Betriebskostenverordnung)

Zusammenfassung

Rechnungsbearbeitung heute:

• ❌ 15+ Stunden/Monat manuelle Eingabe (bei 50 Wohnungen)
• ❌ Hohes Fehlerrisiko
• ❌ €2,400-4,800/Jahr mit Hausverwaltung
• ❌ Immer noch manuelle Eingabe mit Software

Rechnungsbearbeitung mit fluado (ab Q4 2025):

• ✅ 25 Minuten/Monat statt 15 Stunden
• ✅ 95% Zeitersparnis
• ✅ KI-OCR liest automatisch aus
• ✅ Automatische Kategorisierung nach BetrKV
• ✅ Lernfähig (wird mit jeder Rechnung besser)
• ✅ ~€49/Monat = €588/Jahr (geschätzt, bei 50 Wohnungen)

Status: Beta ab November 2025

fluado wird die Rechnungsbearbeitung für Vermieter automatisieren. Foto machen, fertig. Ab Q4 2025. Sei dabei.