Mieteingangsüberwachung: Wie überwache ich Zahlungen bei 50 Mietern?

Direkte Antwort

Bei 50 Mietern musst du jeden Monat 50 Zahlungseingänge überwachen - durchschnittlich 3-5 Zahlungsrückstände pro Monat. Die manuelle Kontrolle (Kontoauszüge prüfen, mit Sollstellung abgleichen, Mahnungen schreiben) kostet 5-8 Stunden monatlich. Eine Hausverwaltung berechnet für diese Aufgabe €300-500 pro Monat (€3,600-6,000/Jahr). In diesem Guide erfährst du, wie du Zahlungen heute überwachst - und wie fluado ab Q4 2025 Mieteingänge automatisch überwacht und Mahnungen verschickt.

Das Problem: Zahlungsüberwachung ist zeitaufwändig und kritisch

Warum ist Zahlungsmanagement so wichtig?

Das Worst-Case-Szenario:

• Mieter zahlt 3 Monate nicht
• Du bemerkst es erst beim Kontoauszug-Check
• 3 Monate Miete = €3,000-5,000 Rückstand
• Mahnung, Anwalt, Räumungsklage = €1,000-3,000 Kosten
• Im schlimmsten Fall: Totalausfall

Das Risiko: Ein einziger übersehener Zahlungsrückstand kann €5,000-20,000 kosten.

Der typische manuelle Prozess (monatlich):

1. Kontoauszüge herunterladen (30 Minuten)

• Alle Bankkonten aufrufen
• PDFs herunterladen
• Ausdrucken oder in Ordner speichern

2. Zahlungen manuell abgleichen (2-3 Stunden)

• Excel-Liste mit Sollstellung öffnen
• Für jeden Mieter prüfen:
  • Hat er gezahlt?
  • Richtiger Betrag?
  • Pünktlich oder verspätet?
• Teilzahlungen identifizieren
• Überzahlungen markieren

3. Zahlungsrückstände identifizieren (1 Stunde)

• Wer hat NICHT gezahlt?
• Seit wann? (1. Monat oder schon länger?)
• Wie hoch ist der Rückstand?
• Historie prüfen: Wie oft zahlt dieser Mieter verspätet?

4. Mahnungen schreiben (2 Stunden)

• Word-Vorlage öffnen
• Mieter-Daten eintragen
• Betrag + Verzugszinsen berechnen
• Mahnstufe bestimmen (1., 2., 3. Mahnung)
• Ausdrucken, unterschreiben, versenden

5. Dokumentation (30 Minuten)

• Zahlungseingang in Excel eintragen
• Status aktualisieren
• Mahnungen archivieren

GESAMT: 6-8 Stunden pro Monat

Jährlich: 72-96 Stunden
Bei €30/Stunde: €2,160-2,880 Zeitwert

Was passiert ohne Zahlungsüberwachung?

❌ Zahlungsrückstände werden nicht bemerkt

• Mieter zahlt 1-2 Monate nicht → Du bemerkst es zu spät
• Rückstand wächst → Schwerer einzutreiben

❌ Keine rechtzeitigen Mahnungen

• Gesetzliche Fristen verpasst
• Verzugszinsen können nicht geltend gemacht werden
• Kündigung rechtlich schwieriger

❌ Mietausfälle

• Durchschnittlich 1-2% der Mieteinnahmen gehen verloren
• Bei 50 Wohnungen à €800/Monat = €480,000/Jahr Gesamteinnahmen
• 1% Ausfall = €4,800 Verlust pro Jahr

❌ Stress & Zeitverschwendung

• Ständig überlegen: “Hat Mieter X schon gezahlt?”
• Manuelles Suchen in Kontoauszügen
• Unsicherheit über Cashflow

Wie überwache ich Mietzahlungen heute? (Schritt-für-Schritt)

Methode 1: Excel-Liste + manuelle Kontrolle

Setup (einmalig, 2-3 Stunden):

Excel-Tabelle mit Spalten:

• Mieter-Name
• Wohnung
• Sollmiete (Kalt + NK)
• Sollstellung (monatlich)
• Zahlungseingang (Datum)
• Betrag eingegangen
• Status (Offen / Bezahlt / Rückstand)
• Tage überfällig
• Mahnstufe

Monatlicher Prozess:

1. Kontoauszüge herunterladen
2. Für jeden Mieter prüfen: Zahlung eingegangen?
3. In Excel eintragen: Datum + Betrag
4. Status aktualisieren
5. Zahlungsrückstände markieren
6. Mahnungen erstellen (Word-Vorlage)

Vorteile:

• ✅ Kostenlos
• ✅ Volle Kontrolle
• ✅ Flexibel anpassbar

Nachteile:

• ❌ Extrem zeitaufwändig (6-8 Std./Monat)
• ❌ Fehleranfällig (Tippfehler, übersehene Zahlungen)
• ❌ Keine automatischen Erinnerungen
• ❌ Keine automatische Mahnungen

Zeitaufwand: 6-8 Stunden/Monat

Methode 2: Online-Banking mit Notizen

Prozess:

• Regelmäßig Online-Banking aufrufen
• Zahlungen durchsehen
• Mental abgleichen: “Hat Mieter X gezahlt?”
• Bei Rückstand: Notiz machen

Vorteile:

• ✅ Kostenlos
• ✅ Schnell

Nachteile:

• ❌ Kein System → Fehler passieren
• ❌ Keine Historie
• ❌ Keine Automatisierung
• ❌ Geht nur bei wenigen Mietern (< 10)

Zeitaufwand: 3-4 Stunden/Monat (bei hoher Fehlerquote)

Welche Optionen gibt es für Vermieter?

Option 1: Manuell mit Excel

Vorteile:

• ✅ Kostenlos
• ✅ Volle Kontrolle

Nachteile:

• ❌ 72-96 Stunden/Jahr Zeitaufwand
• ❌ Hohes Fehlerrisiko
• ❌ Keine automatischen Erinnerungen
• ❌ Stress (“Hat Mieter X schon gezahlt?”)

Für wen geeignet:

• 1-10 Mieter
• Viel Zeit
• Hohe Excel-Kompetenz

Kosten: €0 (aber Zeitwert €2,000-3,000/Jahr)

Option 2: Hausverwaltung beauftragen

Vorteile:

• ✅ Komplett delegiert
• ✅ Professionelles Mahnwesen
• ✅ Rechtsberatung inklusive

Nachteile:

• ❌ Teuer: €300-500/Monat nur für Zahlungsmanagement
• ❌ = €3,600-6,000/Jahr
• ❌ Keine Echtzeit-Übersicht (du siehst nicht sofort, wer zahlt)
• ❌ Reaktionszeit: Hausverwaltung reagiert oft erst nach 1-2 Wochen

Für wen geeignet:

• 100+ Wohnungen
• Kein Interesse an Selbstverwaltung
• Budget vorhanden

Kosten: €3,600-6,000/Jahr (nur Zahlungsmanagement-Anteil)

Option 3: Software nutzen (immocloud, objego)

immocloud:

• ✅ Sollstellung hinterlegen
• ⚠️ Manueller Abgleich mit Kontoauszügen erforderlich
• ❌ Keine automatische Bankanbindung
• ❌ Keine automatische Erinnerungen
• Zeitaufwand: 3-5 Stunden/Monat
• Kosten: ~€30-40/Monat = €360-480/Jahr

objego:

• ✅ Sollstellung + Ist-Zahlungen
• ⚠️ Manueller Import von Kontoauszügen
• ⚠️ Mahnvorlagen (aber manuelle Erstellung)
• ❌ Keine automatischen Mahnungen
• Zeitaufwand: 2-3 Stunden/Monat
• Kosten: ~€40-50/Monat = €480-600/Jahr

Vorteil vs. Excel:

• Strukturierter als Excel
• Mahnvorlagen vorhanden
• Historie pro Mieter

Nachteil:

• Immer noch manueller Abgleich!
• Keine automatische Überwachung
• Keine automatischen Mahnungen

Für wen geeignet:

• 20-100 Wohnungen
• Will Struktur (besser als Excel)
• Bereit zu zahlen

Option 4: Warte auf fluado (Coming Soon) 🚀

Die Vision: Wir bauen das erste vollautomatische Zahlungsmanagement für Vermieter:

Was fluado anders macht:

1. Echtzeit-Überwachung

• Bankkonto mit fluado verbinden (PSD2-API, sicher)
• Alle Zahlungseingänge automatisch erkannt
• Sofortige Zuordnung zum richtigen Mieter
• Dashboard: “Wer hat heute gezahlt?”

2. Automatische Zuordnung

• KI erkennt Zahlungen anhand:
  • Verwendungszweck (Mieter-Name, Wohnungsnummer)
  • Betragshöhe (€800 = Mieter A)
  • IBAN (lernt: IBAN X = Mieter Y)
• Bei Wiederholung: 100% automatisch

3. Sofortige Benachrichtigungen

• Push-Nachricht: “Mieter A hat gezahlt ✅”
• E-Mail: “3 Zahlungen heute eingegangen”
• Warnung: “Mieter X hat NICHT gezahlt (3 Tage überfällig)”

4. Automatische Mahnungen (3 Stufen)

• Mahnstufe 1: 3 Tage nach Fälligkeit (freundliche Erinnerung)
• Mahnstufe 2: 10 Tage nach Fälligkeit (1. Mahnung mit Gebühr)
• Mahnstufe 3: 20 Tage nach Fälligkeit (letzte Mahnung, Kündigungsandrohung)
• Verzugszinsen automatisch berechnet (§ 288 BGB)
• Versand per E-Mail oder Post

5. Dashboard & Historie

• Übersicht: “47 von 50 haben gezahlt”
• Welche 3 haben NICHT gezahlt?
• Historie pro Mieter: “Zahlt immer pünktlich” vs. “3× zu spät in 12 Monaten”
• Cashflow-Prognose

Zeitaufwand mit fluado: 15 Minuten/Monat statt 6-8 Stunden

Zeitersparnis: 95%

fluado Roadmap: Zahlungsmanagement

✅ JETZT VERFÜGBAR (Beta):

• Sollstellung hinterlegen (Kaltmiete + NK pro Mieter)
• Manuelle Erfassung von Zahlungseingängen
• Status: Offen / Bezahlt / Rückstand
• Mieterübersicht mit Zahlungshistorie

Status: Basis-Features live

🚧 IN ENTWICKLUNG (Q4 2025):

• Bankanbindung (PSD2)

  • Automatischer Import von Zahlungen
  • Mehrere Bankkonten unterstützt
  • Verschlüsselte Verbindung (keine Zugangsdaten gespeichert)

• Automatische Zuordnung

  • KI erkennt Zahlungen anhand Verwendungszweck, Betrag, IBAN
  • Lernfunktion bei Wiederholungen
  • Vorschläge bei unklaren Zahlungen

• Echtzeit-Benachrichtigungen

  • Push-Nachrichten bei Zahlungseingang
  • E-Mail-Benachrichtigungen
  • Warnungen bei Zahlungsrückständen

• Automatische Mahnungen

  • 3-Stufen-Mahnwesen
  • Rechtskonforme Vorlagen (regelmäßig aktualisiert)
  • Verzugszinsen automatisch berechnet
  • Versand per E-Mail (+ optional: Post via Partner)

Status: In Entwicklung
Beta-Zugang: Ab Ende November 2025

🔮 GEPLANT (Q2 2026):

• Erweiterte Automation

  • Teilzahlungen automatisch erfassen
  • Überzahlungen erkennen und zuordnen
  • SEPA-Lastschrift Integration

• Analytics & Reporting

  • Pünktlichkeits-Quote pro Mieter
  • Durchschnittliche Zahlungsverzögerung
  • Cashflow-Prognose (nächste 3 Monate)
  • Export für Steuerberater

• Eskalationsmanagement

  • Integration mit Inkasso-Partnern
  • Automatische Dokumentenerstellung für Anwalt
  • Kündigungsvorlage generieren

Status: Konzept-Phase

Was fluado NICHT ist

Ehrlichkeit ist uns wichtig:

❌ Wir sind KEINE Rechtsberatung
fluado bietet rechtskonforme Mahnvorlagen. Bei komplizierten Fällen (Kündigung, Räumungsklage) brauchst du einen Anwalt.

❌ Wir führen KEINE SEPA-Lastschriften aus
fluado überwacht Zahlungen. Das Einziehen per Lastschrift ist für Q2 2026 geplant, aber nicht im ersten Launch.

❌ Wir sind KEIN Inkasso-Unternehmen
Bei hartnäckigen Zahlungsverweigerern kannst du Daten exportieren und an Inkasso/Anwalt übergeben. fluado koordiniert das aber nicht selbst.

❌ Perfekte Zuordnung bei allen Zahlungen
Bei Standard-Überweisungen (Mieter schreibt Name in Verwendungszweck) funktioniert die Zuordnung zu 95%+. Bei kryptischen Verwendungszwecken oder Barzahlungen musst du manuell zuordnen.

fluado ist: Eine Automatisierungs-Ebene für Zahlungsüberwachung + Mahnwesen, die 95% der manuellen Arbeit spart.

Häufige Fragen (FAQ)

Wann ist das automatische Zahlungsmanagement verfügbar?

Antwort: Beta-Zugang ab November 2025. Die ersten 100 Vermieter testen kostenlos.

Ist die Bankanbindung sicher?

Antwort: Ja. fluado nutzt PSD2-konforme APIs (gleiche Technologie wie Banken-Apps). Wir speichern keine Zugangsdaten. Alle Daten verschlüsselt in deutschen Rechenzentren (ISO 27001, DSGVO).

Welche Banken werden unterstützt?

Antwort: Alle deutschen Banken mit PSD2-Zugang (Sparkassen, Volksbanken, Deutsche Bank, Commerzbank, N26, DKB, etc.). Liste wird ständig erweitert.

Was passiert, wenn eine Zahlung nicht zugeordnet werden kann?

Antwort: Du erhältst eine Benachrichtigung: “Unbekannte Zahlung €800 eingegangen”. Du ordnest sie einmal manuell zu. fluado lernt und macht es beim nächsten Mal automatisch.

Kann ich die Mahntexte anpassen?

Antwort: Ja, vollständig. fluado bietet rechtlich geprüfte Standard-Vorlagen, aber du kannst eigene Texte verwenden.

Werden Mahnungen automatisch versendet?

Antwort: Du entscheidest:

• Option A: Automatischer Versand (empfohlen für Mahnstufe 1)
• Option B: Manuelle Freigabe (empfohlen ab Mahnstufe 2)

Wie werden Verzugszinsen berechnet?

Antwort: Automatisch nach BGB § 288:

• Verbraucher: Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte
• Unternehmer: Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte

fluado aktualisiert den Basiszinssatz halbjährlich automatisch.

Was passiert bei Teilzahlungen?

Antwort: fluado erkennt Teilzahlungen automatisch. Du siehst: “€600 von €800 bezahlt, €200 offen”. Mahnungen werden nur für den offenen Betrag verschickt.

Ab wie vielen Mietern lohnt sich fluado?

Antwort: Ab 20 Mietern wird die Zeitersparnis signifikant:

• 20 Mieter = 3-4 Stunden/Monat gespart
• 50 Mieter = 6-8 Stunden/Monat gespart
• 100 Mieter = 12-16 Stunden/Monat gespart

Praxisbeispiel: 50 Wohnungen

Situation:

• 50 Mieter
• Durchschnittlich 3 Zahlungsrückstände pro Monat
• Bisher: Manuelle Kontrolle per Excel

Vorher (manueller Prozess):

Schritt 1: Kontoauszüge herunterladen (30 Min.)
Schritt 2: Excel öffnen, für jeden Mieter prüfen: Hat er gezahlt? (3 Std.)
Schritt 3: Zahlungsrückstände identifizieren (1 Std.)
Schritt 4: 3 Mahnungen in Word erstellen (1,5 Std.)
Schritt 5: Ausdrucken, unterschreiben, per Post versenden (30 Min.)

Gesamt: 6,5 Stunden pro Monat

Jährlich: 78 Stunden
Bei €30/Stunde: €2,340 Zeitwert

Nachher (mit fluado):

Automatisch:

• Bankkonten verbunden → Zahlungen werden automatisch importiert
• Zuordnung zu Mietern automatisch
• Dashboard zeigt: “47 von 50 haben gezahlt, 3 Rückstände”
• Mahnungen automatisch versendet (Stufe 1 nach 3 Tagen, Stufe 2 nach 10 Tagen)

Du machst nur noch:

• Dashboard kurz prüfen (5 Min.)
• Bei Bedarf: Persönlicher Anruf vor Mahnstufe 3 (10 Min.)

Gesamt: 15 Minuten pro Monat

Jährlich: 3 Stunden
Zeitersparnis: 75 Stunden/Jahr

Bei €30/Stunde = €2,250 gespart pro Jahr

Rechtliche Anforderungen: Mahnwesen

Was muss eine Mahnung enthalten?

Mahnstufe 1: Freundliche Erinnerung

• Hinweis auf ausstehende Zahlung
• Betrag + Fälligkeitsdatum
• Bitte um Überweisung
• KEINE Mahngebühr, KEINE Verzugszinsen

Mahnstufe 2: 1. Mahnung

• Zahlungsaufforderung mit Fristsetzung (z.B. 7 Tage)
• Betrag + Verzugszinsen
• Mahngebühr (z.B. €5, angemessen)
• Androhung weiterer Schritte

Mahnstufe 3: Letzte Mahnung

• Letzte Zahlungsaufforderung mit kurzer Frist (z.B. 3 Tage)
• Verzugszinsen aktualisiert
• Mahngebühr (z.B. €10)
• Androhung: Anwalt, Inkasso, Kündigung

Verzugszinsen nach BGB § 288

Verbraucher (private Mieter):

• Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte pro Jahr
• Aktuell (2025): -1,88% + 5% = 3,12% pro Jahr

Beispiel:

• Rückstand: €800
• Verzugsdauer: 30 Tage
• Verzugszinsen: €800 × 3,12% × (30/365) = €2,05

fluado berechnet automatisch.

Vergleich: Excel vs. Software vs. Hausverwaltung vs. fluado

Zusammenfassung

Zahlungsmanagement heute:

• ❌ 6-8 Stunden/Monat manuelle Kontrolle
• ❌ Zahlungsrückstände werden spät bemerkt
• ❌ €3,600-6,000/Jahr mit Hausverwaltung
• ❌ Stress: “Hat Mieter X schon gezahlt?”

Zahlungsmanagement mit fluado (ab Q4 2025):

• ✅ 15 Minuten/Monat statt 6-8 Stunden
• ✅ Echtzeit-Überwachung (sofortige Benachrichtigungen)
• ✅ Automatische Mahnungen (3 Stufen)
• ✅ KI-gestützte Zuordnung (95% automatisch)
• ✅ ~€49/Monat = €588/Jahr (bei 50 Wohnungen)

Status: Beta ab Ende November 2025

fluado wird Zahlungsüberwachung automatisieren. Nie wieder Mietzahlungen manuell prüfen. Ab Q4 2025. Sei dabei.